Guide: Så startar du ett framgångsrikt hotell


Allt från strategi, till mjukvara och uppstartskostnader: Allt en ny hotellägare behöver veta

I denna guide djup-dyker vi i hur man startar en hotellverksamhet med steg-för-steginstruktioner och praktiska tips. Oavsett om du är ny i hotellbranschen eller erfaren – så här gör du för att driva ett framgångsrikt hotell.

I en värld där uthyrning av fastigheter har blivit lättare än någonsin allt som behövs är en internetanslutning och en profil på Airbnb kan vem som helst bli hotellägare. Men att driva ett hotell handlar om mycket mer än att erbjuda folk en plats att sova på. De mest framgångsrika hotellverksamheten fokuserar på att skapa en oförglömlig upplevelse för sina gäster. Det kvittar om det är ett lyxhotell, bed & breakfast eller ett pensionat  känslan du ger dina gäster kommer avgöra hotellets framtid. Och med online-recensioner som kärnan i hotell- och restaurangbranschen är det viktigt att varje gäst blir nöjd.

Därför skapade vi denna guide – för att djup-dyka i de kritiska moment som man behöver bemästra för att driva en lyckad hotellverksamhet.

Innehållsguide:

  • Din introduktion till hotellbranschen
  • Få allt på plats: skapa en verksamhetsplan
    • Vilken typ av person kan driva ett hotell?
    • Hitta din plats på marknaden
    • Välj ditt hotells identitet
  • Kostnadshantering: kostnaden för att sätta igång
  • Sprid ordet: utveckla en plan för marknadsföring
  • The A-team: anställa och utbilda personal
  • Smidig drift: implementering av system

Det krävs ett entreprenöriellt tankesätt och en passion för företagande för att lyckas i en av världens största industrier. Ditt driv för att ge service till dina gäster samtidigt som du hanterar flera arbetsuppgifter kommer vara avgörande för er framgång.

För att ditt hotell ska kunna blomstra måste du vara villig att jobba hårt och inse att kundens upplevelse är A och O.

Hitta din plats på marknaden

Först måste du verkligen sätta dig in i vad det innebär att äga ett hotell. Håll koll på senaste nyheter, ledarskap och de bästa tillvägagångssätten från lokala och internationella experter. När du gör research om hotell i ditt tilltänkta område kanske du inser att det inte finns något riktigt behov för vad du har planerat eller att du behöver göra smärre förändringar för att göra det hela mer lönsamt.

Utan en bra marknadsanalys är risken stor att ditt erbjudande inte passar med vad marknaden vill ha.

Välj ditt hotells identitet

Stilen på ditt hotell kommer att spela stor roll. Det är inte lätt att gå från en stil till en annan så välj noggrant baserat på din marknadsundersökning.

  • Boutique. Förre rum oftast med unik karaktär
  • Familjevänligt. Större rum, extra sängar, underhållningsfaciliteter och attraktioner i närområdet som har något för hela hushållet
  • Budget. Lägre kostnad, enkla bekvämligheter
  • Lyx. Större prislapp, service i toppklass, tillgång till fyr- och femstjärniga bekvämligheter som spa, concierge, room-service

Få allt på plats: skapa en hotellverksamhetsplan

En verksamhetsplan är ett måste för att lägga en grund inför start, marknadsföring och drift av din verksamhet.

Här är en sammanfattning över vad din verksamhetsplan bör innehålla.

  • Sammanfattning. Gör en storskalig översikt av din plan för din hotellverksamhet – kortfattat. Inkludera din uppdragsbeskrivning och mål.
  • Varumärkespositionering. Gör en djupdykning i ditt varumärke– vem du är, dina unika försäljningsargument och din målgrupp
  • Marknadsanalys. Visa upp att du förstår marknaden du kommer jobba i – både från en lokal ståndpunkt och från en bredare syn på industrin. Detta kommer visa investerare potentialen för tillväxt baserat på lokala resmönster och industritrender.
  • Konkurrent-analys. Betona din kunskap om dina konkurrenter och hur ditt hotell fyller ett behov i marknaden. En analys av styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT-analys) kan vara ett bra sätt
  • Kundsegmentering. Beskriv din målmarknad utifrån demografi, läge, socioekonomi och beteenden. Detta kallas också för “att skapa en persona”. Det är viktigt att verkligen kunna din primära målmarknad så att du kan erbjuda en upplevelse som lever upp till deras behov och förväntningar.
  • Strategisk plan. Denna sektion bör innefatta marknadsföring, distribution och skapa intäkter.
  • Driftsplan. Skapa en detaljerad plan som täcker personal, driftsprocesser, leverantörer och inventariehantering – allt som krävs för att driva din hotellverksamhet.
  • Finansplan. Startkostnader följt av löpande utgifter (lön, inköp, hyra och drift), prognos och vinstpotential och hur de ska finansieras
  • Ledningsgrupp. Nyckelpersonerna som kommer driva din verksamhet.
  • Viktiga milstolpar. Tidslinje med relevanta milstolpar (byggnation, öppning lönsamhet).

Kostnadshantering: kostnaden för att starta

Det finns många faktorer som kommer påverka kostnaderna av att öppna ett hotell:

  • Läge. Turistområden och innerstadshotell kommer bli dyrare än i förorten eller på landsbygden.
  • Kvalitet. Att starta en femstjärnig resort kommer kosta mer än ett budget-motell.
  • Storlek. Antal rum och anläggningar (restauranger, möteslokal, spa, gym).

Även om det är svårt att exakt säga kostnaden för att starta en hotellverksamhet finns det fem områden som du kommer behöva ta hänsyn till i din budget.

  • Mark. Eventuella fastighetsavgifter som tillkommer när du köper mark eller ingår i ett hyresavtal oftast kallat arrende
  • Byggnation och konstruktion. Oavsett om du börjar från grunden, renoverar en befintlig fastighet eller köper in dig i en franchise kommer detta ta upp större delen av din budget. Hotellägare behöver oftast mycket kapital för att börja men du kan också ansöka om ett bygglån för att finansiera denna del av projektet.
  • Administrativa kostnader. Kostnader ej relaterade till byggkonstruktion så som försäkringar, arkitekter, tillstånd, skatter, designers och advokater.
  • Utrustning och inventarier. Dessa kostnader kommer med inredningen av ditt hotell – i stort sett allt som går att flytta, till exempel sängar, elektronik, bord, stolar och skrivbord.
  • Rörelsekapital. För anställning av personal, lönebetalningar och andra utgifter som kommer innan du öppnar dina dörrar och pengarna börjar rulla in.

Nu när du har lite siffror kommer det visa om din hotellsatsning är en bra idé eller inte. Du får göra din bästa uppskattning på alla intäkter och löpande driftskostnader som underhåll, löner, marknadsföring, lager och drift.

Testa några olika scenarier i din prognos för att se hur olika beslut eller händelser skulle påverka den potentiella lönsamheten hos din verksamhet. Du kan hitta mer information om hur man räknar på hotellstatistik på Tillväxtverket

Sprid ordet: utveckla en plan för marknadsföring

Du har säkrat finansieringen, fastigheten – nu behöver du kommunicera med din målgrupp – genom att använda din marknads-research som underlag.

Det finns många sätt att marknadsföra ditt hotell – var kreativ och bolla olika idéer för att få din verksamhet att sticka ut. Du kan använda traditionell marknadsföring som TV, print och radioreklam eller kan du samarbeta med en PR- eller turistbyrå.

Utöver en väldesignad hemsida, så finns många områden inom digital marknadsföring som du bör utforska:

  • Resebyråer online (OTAs)– till exempel Booking.com, Expedia, TripAdvisor med flera.
  • Influencers – Erbjud personer med många följare som passar med din målgrupp fria nätter på ditt hotell
  • Marknadsföring på sociala medier – Facebook, Instagram och LinkedIn är de tre största. Även om du inte använder dig av alla plattformar direkt så kommer du vilja säkra så många källor du kan.
  • Betald vs. naturlig reklam – Google Ads, boostade Facebook-inlägg och sponsrade Instagram-inlägg är alla exempel på betald reklam. Att dela innehåll som bloggar och videor på YouTube via din plattform på sociala medier är utformat för att få kunder till din hemsida på ett naturligt sätt.

The A-team: anställa och utbilda hotellpersonal

Att anställa och behålla rätt personal kommer vara avgörande din framgång. Den mesta kompetens kan läras ut men att hitta personer med den rätta inställning och egenskaper är det svåra.

Locka ett stjärnteam

Innan du lägger ut jobbannonser, var helt säker på vilken typ av person du vill anställa – vilka värderingar och kompetenser ska de ta med sig till teamet? Dina anställda är en reflektion av ditt varumärke så de måste vara exempel på de karaktärsdrag som du anser är mest viktiga för ditt hotell.

Du måste skapa en plan: roll, krav, tidslinje för anställning och utbildning.

Onboarding – lär känna teamet

När du väl har ditt team fortsätter arbetet. Välfungerande onboarding och utbildning är superviktigt.

Smidig drift: implementering av system

Innan du öppnar dina dörrar kommer du behöva fixa hotellsystem och mjukvara för att automatisera och effektivisera driften. När du väljer system för hotellhantering så välj det med hög användarvänlighet och som passar din budget.

Här är några alternativ att överväga:

  • Hotellhantering. Hotellets hjärta – utan ett system för att hantera dina bokningar kommer du vara på i det röda innan du ens har börjat. Ett bra system kommer underlätta hantering och administrativa uppgifter som receptionsverksamhet, pris- och beläggningshantering samt betalningshantering.
  • Kanalhantering. Kanalhantering hjälper dig automatisera ändring av priser och hanterar din tillgänglighet över alla kanaler – så du inte behöver spendera hela dagen med att göra det själv.
  • Bokföringsprogram. Automatisera fakturering, bokföring och betalningshantering – gör det enklare för hotellägare att hantera sina bokningar och bokföring på ett enda ställe.
  • Programvara för restauranghantering. Om ditt hotell erbjuder mat och dryck från en restaurang eller liknande kommer du vilja ha ett försäljningssystem (POS) som ansluter restaurangen till ditt hotellhanteringssystem. Detta kommer låta gäster koppla notan till rummet.

Dags att öppna dörrarna: invigning din hotellverksamhet  

Det är nu saker och ting kan bli lite otäcka – men spännande också! Du har jobbat hårt och är nu redo att öppna dörrarna – och bjuda in dina första gäster.

Invigningsevenemang är ofta uppskattade och de utgör ett bra tillfälle för dig att komma i kontakt med lokalsamhället och viktiga intressenter. Visa dig från din bästa sida genom att anordna ett evenemang som reflekterar ditt syfte och värderingar och fokusera på att bygga upp relationer.

Stig fram och erövra – du är redo

Hotellindustrin är en extremt konkurrenskraftig och det är kundens upplevelse som avgör din framgång. Att driva hotell är inte lätt, men med noggrann planering och strategi har du goda förutsättningar att bygga upp en framgångsrik hotellverksamhet. Vill du veta hur man värderar ett hotell?

Klicka här om du letar efter ett hotell att köpa?